IT Complexity

IT is complicated, IT Governance doesn't have to be !

Mungkin Anda pernah mendengar slogan di atas ? Ya, itu adalah slogan Cobit. Slogan tersebut seolah ingin mengatakan, " Jika IT itu ribet, jika IT itu overload, jika IT itu gak jelas....wajar....tapi itu semua bisa dikontrol dengan menerapkan Tata Kelola IT (IT Governance) yang baik.

Di tempat saya bekerja, "kewajaran" itu pun terjadi. Dari mulai kabel di gigit tikus sampai ke cloud computing, semua di "urusin" sama yang namanya IT. Sepenting apa pun project development, kalo ada trouble, orang development pun harus go to the floor. Efeknya, projec-project penting yang menjadi tumpuan kelangsungan hidup perusahaan menjadi terbengkalai. Apakah resource nya kurang ? Apakah skill nya yang kurang ? Apakah perusahaan terganggu dengan keterlambatan delivery project development ?

Pertanyaan terakhir di atas mungkin bisa dijawab " untuk saat ini perusahaan masih lancar-lancar aja, IT gak bikin program, perusahaan tetep jalan". Pertanyaan selanjutnya, tidak bisa dijawab langsung. Tulisan ini hanya sekedar menyampaikan opini saya untuk sedikit membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas atau yang semisalnya.

Menurut saya, ada 3 hal yang perlu di review oleh perusahaan terkait dengan organisasi IT yang ada :
1. Alignment antara Business (perusahaan) dengan IT.
2. Menerapkan Knowledge Management
3. Menerapkan Change Management

Kok cuma 3 ? Harusnya banyak, tapi menurut saya yang terpenting 3 hal itu. Penjelasannya sebagai berikut :

1. Alignment antara Business (perusahaan) dengan IT.
 Pekerjaan IT sangat banyak. Dengan keterbatasan resouces, tidak mungkin IT akan mampu mengerjakan itu semua dengan baik. Perlu ada prioritas dan pangaturan yang baik. Alignment akan menentukan, sebenarnya perusahaan pengen IT itu sebagai apa ? Sebagai support saja kah ? Sebagai Service thok kah ? atau sebagai partner perusahaan yang ikut menentukan strategi perusahaan ? Tuntutan dunia bisnis saat ini adalah menempatkan IT sebagai senjata bersaing perusahaan. Ini artinya IT harus berdampingan dengan bisnis dalam menentukan strategi taktis secara bisnis dan secara IT.
Hasil alignment ini akan berdampak pada :
- IT fokus di mana ?
- Pekerjaan yang tidak jadi fokus IT akan di outsource atau di insource ke mana dan bagaimana ?
- Perubahan struktur organisasi IT , tentunya.
- Perubahan budaya organisasi juga mungkin terjadi.
- Dan masih banyak lagi, intinya point 1 ini akan mengubah IT dan perusahaan secara fundamental.

2. Menerapkan Knowledge Management
 IT butuh orang pinter (bukan dukun ya ). Perusahaan butuh organisasi yang pinter. Kebanyakan orang IT pinter buat diri sendiri. Jadi, pinter tapi gak bisa bikin organisasi pinter. Pinternya sebuah organisasi IT maupun bisnis akan berdampak pada :
- Minimum problem, trouble atau incident -- tentunya penurunan resource kan, penurunan budget juga.
- Pengambilan keputusan yang cepat
- Slow and smooth operation

Dengan menerapkan Knowledge Management, pengetahuan mudah didapat oleh siapa saja. Bisa dikembangkan oleh siapa saja. Efeknya, semua orang pinter.

3. Menerapkan Change Management
 Kebiasaan orang IT :
1. Suka otak-atik
2. Suka nyobain yang baru.

Usernya juga gitu. Pak installin Office 2013 donk .... Hari gini Facebook di blok ....de el el.

Ini bisa jadi plus dan minus bagi bisnis.  Makanya perlu di manajemeni. Itulah perlunya Change Management.

Setiap perubahan harus dipastikan :
1. Bisnis untung. Ada manfaatnya untuk bisnis.
2. No Risk, mimimum risk.
3. Smooth transition.

Dengan IT vs Business Alignment, Knowledge dan Change Management, insya Allah  kompleksitas IT akan terkontrol dan operational IT akan lancar.

Ada masukan ? monggo...

Yakub
IT Service Management with Open Source Specialist